Was sollen denn die Leute denken? Die Architektur des Vertrauens — Teil 11

Jeden Montag schreibe ich eine E-Mail an alle, die regelmäßig Impulse bekommen möchten. Aktuell versuchen wir besser zu verstehen, wie Vertrauen entsteht und wie wir vertrauen aufbauen können. Wenn du am nächsten Montag auch die aktuelle Montagsmail bekommen möchtest, kannst du dich hier dafür anmelden: Zur Montagsmail-Anmeldung.

Und hier kannst du beispielhaft die Montagsmail von 24. August 2o2o lesen:

Deine Offenheit ehre ich wie deinen Mut und Freigebigkeit. 

Johann Wolfgang von Goethe


Hallo lieber Leser,

im Haus herrscht angespannte Stimmung. Die Kinder haben sich in ihre Zimmer zurück gezogen. Die Eltern sitzen am Küchentisch und schweigen sich gegenseitig an. Es ist Montagnachmittag und eigentlich haben heute alle Zeit. Der Vater hatte vorgeschlagen, gemeinsam im Nachbarort ein Eis essen zu gehen. Die Kinder waren begeistert. Die Mutter auch. Doch dann meinte sie: Was sollen denn die Leute denken? … wenn wir am helllichten Tag so gar nichts arbeiten.

Wer – wie ich – auf dem Dorf aufgewachsen ist, kennt diesen Satz nur zu gut. Vermutlich alle von uns – oder bist du einer der Glückspilze, die ihn nicht kennen? Für die meisten von uns ist es heute wahrscheinlich kein Thema (mehr), tagsüber mit der Familie ein Eis zu essen. Ich frage mich aber, ob uns diese Prägung vielleicht doch noch mehr bestimmt, als uns bewusst ist.

Schon länger denke ich darüber nach, welche Rolle Transparenz in der Vertrauensbildung spielt. Was würden deine Kunden denken, wenn sie alles in deinem Unternehmen wüssten? Ehrlich gesagt möchte ich selbst gar nicht alles von meinen Lieferanten wissen. Einige Punkte interessieren mich aber schon.

Was ich wissen möchte:

  • Was kann dieser Lieferant wirklich? Kann er’s?
  • Ist er wirklich bereit, zu tun, was er versprochen hat? Will er’s?
  • Bei stundenweiser Bezahlung: Wie ist die tatsächliche Arbeitszeit?
  • Wenn etwas schief läuft, möchte ich es frühzeitig erfahren und nicht erst selbst herausfinden müssen.

Geschäftspartner, die in der letzten Zeit mein Vertrauen verloren haben, verletzten praktisch immer einen dieser Punkte. Ich frage mich, ob falsche Scham – bedingt durch alte Prägungen – etwas damit zu tun hatte, dass sie mir einen Eindruck vermittelten, der nicht zu den Tatsachen passte.

Transparenz in den entscheidenen Punkten ist vielleicht der wirkungsvollste Pfeiler unserer ganzen Vertrauensarchitektur.

Die Frage der Woche:

Welche Art von Transparenz brauchen deine Kollegen, Kunden, Partner, damit sie dir vertrauen können?

Auch diese Woche wünsche ich dir viel Gelingen beim Gestalten!

Dein

Bereits in dieser Reihe veröffentlichte Montagsmails:

Danke, Jeff Hendricks für das Foto.

Zeit sinnvoll nutzen und wirksamer gestalten.

Wir alle haben nur begrenzt Zeit. Trotzdem gehen wir bestenfalls sorgsam mit der Zeit um. Kluges Investieren von Zeit – mit dem Ziel, eine Zeit-Rendite zu erwirtschaften – ist eher die Seltenheit. Wie können wir also unsere Zeit sinnvoll nutzen und wirksamer gestalten?

Ich staune, dass wir über dieses wichtige Thema nicht mehr sprechen, und möchte mit diesem Video einen Beitrag leisten. Hier sind einige Beobachtungen und Tipps zum Thema Zeit, die ich selbst hilfreich finde:

Was sind Ihre Zeitfresser?

In welchem Bereich wünschen Sie sich Unterstützung?

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Wunder und Wunderkinder: https://arminruser.com/wunder/

Bücher für Geschäftsführer & Unternehmer: https://arminruser.com/buecher-fuer-geschaeftsfuehrer-unternehmer/

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Führung: Timing ist alles! Wirklich? https://arminruser.com/fuehrung-timing-ist-alles-wirklich/

Nachdenken: Über Entscheidungen! 

Nichts beeinflusst die Qualität unseres Lebens im Normalfall so sehr wie die Qualität unserer Entscheidungen. Deshalb möchte ich heute mal wieder intensiv über meine Entscheidungen und die Wege zu besseren Entscheidungen nachdenken.    

Entscheidungen waren letzten Freitag das Thema beim schweizerischen KMU-Tag in St. Gallen.  Die Frage danach, wie wir gut entscheiden können zog ca. 1.000 Unternehmer und Finanzvorstände auf das Olma Messegelände. Unternehmenslenker, wie sie hier versammelt waren, brüsten sich gerne mit ihrer Entscheidungsfreude. Über Investitionen und strategische Veränderungen wird gerne nachgedacht und munter entschieden. Wenn es dann jedoch persönlicher wird (zum Beispiel bei der Entlassung enger Mitarbeiter), oder wenn bei Entwicklungen, die man noch nicht so richtig versteht (zum Beispiel Künstliche Intelligenz, dann sind wir plötzlich ziemlich am Kämpfen und laufen Gefahr, wichtige Entscheidungen auf die lange Bank zu schieben. In der KMU-Tag Studie haben die Organisatoren das Entscheidungsverhalten der kleinen und mittelständischen Unternehmen in der Schweiz abgefragt: http://kmu-tag.ch/sites/default/files/dateien/Studien/KMU_studie_2018.pdf

So wurde zum Beispiel deutlich, dass die meisten Befragten ziemlich zufrieden mit der Entscheidungskultur in ihren Unternehmen seien und dass die Entscheidungsqualität vor allem dann leidet, wenn zu viele Personen in Entscheidungen involviert sein müssen oder wenn Entscheidungen halbherzig getroffen werden.

Ein Leben im Autopilot.

Ehrlich gesagt habe ich den Eindruck, dass die meisten Menschen – anders als die meisten befragten Unternehmer es von sich behaupten – große Mühe mit Entscheidungen haben. Ich meine sogar beobachten zu können, dass viele Menschen überhaupt eher selten bewusste Entscheidungen treffen und Kurskorrekturen vornehmen. Statt dessen fliegen sie im Autopilot durch’s leben und erfüllen die Erwartungen von Eltern, Vorgesetzten, Nachbarn, Banken, usw.

Wenn ich jemandem davon erzähle, dass ich mein Leben aktiv plane, dann werde ich oft mit ungläubigen Augen angeschaut.

 

Das Ziel vor Augen.

Mein Leben hat eine völlig andere Dynamik, seit ich mit einer klaren Vision und definierten Zielen lebe. Die 7 Wege zur Effektivität waren dazu ein wertvoller Impuls und Leitfaden. Covey ermutigt dazu, vom Ende her zu denken und zu beschreiben, was andere an unserer Beerdigung über uns sagen sollen. Alle weiteren Entscheidungen und Weichenstellungen leiten sich dann von diesem Ziel ab. Später lernte ich auch die Übung „Mein perfekter Tag“ kennen, in der es darum geht, einen Tag von morgens bis abends durchzuplanen, wie wir ihn gerne hätten. Auch diese Übung hat mir sehr dabei geholfen, mein persönliches Bild von der Zukunft klarer vor Augen zu bekommen und von diesem klaren Bild aus entscheiden zu können.

In diesem Bereich gibt es jede Menge wertvolle Literatur, Kurse, Coaching und weitere Hilfestellungen. Entscheidend ist nicht der Weg, sondern dass wir das Ziel jederzeit klar vor Augen haben.

Genügend Zeit zum Gestalten.

Weil ich selbst bei der Umsetzung auch mit meinem klaren Ziel-Bild vor Augen immer noch an meine Grenzen kam, fing ich an, mit einem Coach zu arbeiten. Diesem Coach sende ich regelmäßig meine Planung für die nächsten Wochen und schaffe mir so eine Struktur, die mir hilft, mein Leben so zu gestalten, wie ich es für sinnvoll halte.

Anfangs habe ich immer nur die kommende Woche geplant. Das hat jedoch nur bedingt funktioniert, weil im Kalender für meine nächste Woche schon heute nur noch wenig Spielraum zum Gestalten ist. Für mich funktioniert das pro-aktive Planen nur, wenn ich mindestens 2 Wochen im Voraus plane.

Einfach machen!

Aber was ist, wenn wir nicht wissen, ob eine Veränderung wirklich möglich ist? Oder wenn uns ein Ziel zu groß erscheint? Oder wenn es im Vorfeld nicht möglich ist, genügend Informationen für eine kluge Entscheidung zu sammeln?

Move your ass, your mind will follow!

Oder: [Tweet “Mach es einfach!”]

Vieles verstehen wir erst, wenn wir uns aktiv auf den Weg machen. Wir müssen nicht immer alles im Voraus wissen und aus meiner Erfahrung heraus sind die Dinge dann gar nicht so kompliziert, wie sie einem vorher erscheinen. Das bedeutet allerdings nicht, dass es unbedingt leicht sein wird, den Weg zu gehen.

Gemeinsam ist besser als einsam.

Aber Entscheidungen haben oft auch etwas Furchteinflößendes. Wenn wir uns für etwas entscheiden, dann entscheiden wir uns gleichzeitig gegen etwas anderes – und schon kommen Verlustängste in’s Spiel. Mit den damit verbundenen Emotionen alleine klar zu kommen, ist nicht einfach. Gleichzeitig kann auch niemand alle Kompetenzen besitzen, die es braucht, um ambitionierte Ziele zu erreichen.

Dabei gibt es eine gute Nachricht: Wir müssen es gar nicht alleine schaffen! Wer Ziele erreichen möchte, die diese Welt zu einem besseren Ort machen, findet meistens auch Mitstreiter.

Wenn du für dein Projekt noch Partner oder Rat oder Ressourcen suchst, dann kannst du gerne das Kommentarfeld (unten) benutzen. Ich freue mich, wenn dieser Blog zu einer Plattform wird, die immer mehr Menschen dabei hilft, bessere Entscheidungen zu treffen und ihre Ziele zu erreichen.

Am Mittwoch gibt es übrigens den nächsten Impuls – als Video auf meinem Youtube-Kanal: Creative Change 

 

 

Zeige deinen Freunden, dass du “gestalten statt jammern” möchtest!

T-Shirt: GESTALTEN STATT JAMMERN!

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Führung: Das Prinzip der Prioritäten

Was bedeutet es, das Prinzip der Prioritäten sinnvoll einzusetzen?

Kurz zusammengefasst könnte man sagen: Bei vielen Entscheidungen im Leben und im Führungs-Alltag geht es nicht um RICHTIG oder FALSCH. Die Fragen klingen öfters so: „Was ist besser?“, „Was ist wirkungsvoller?“, „Wo haben wir größere Erfolgswahrscheinlichkeiten?“, „Was entspricht mehr unserer Kernkompetenz?“, …

Als wertvolles Führungswerkzeug für solche Entscheidungen beschreibt John Maxwell in seinen 21 Führungsprinzipen das Pareto Prinzip: „Wenn Sie sich vor allem auf die 20 % Ihrer wichtigsten Aktivitäten konzentrieren, werden Sie allein dadurch 80 % Ihres Umsatzes verbuchen können. Haben Sie beispielsweise zehn Angestellte, dann sollten Sie 80 % Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit auf die beiden besten Mitarbeiter verwenden. (…) Und stehen 10 Punkte auf Ihrer persönlichen To-Do-Liste, wird Ihnen die Erledigung der beiden wichtigsten schon 80 % Ihrer Zeit wieder wettmachen.“ 

Es klingt plakativ, aber tatsächlich können wir ziemlich oft diesen 80/20 Unterschied feststellen und wenn wir ganz ehrlich sind, wird damit schnell klar was gerade unsere Priorisierung verdient.

Was die 80/20 Regel im täglichen Geschäft ist, ist eine grundlegendere Reflexion für die größeren Entscheidungen des Lebens. Wie ich das mache, beschreibe ich in folgendem Video:

 

Ja, letztlich geht es immer wieder darum, gute Entscheidungen zu treffen. Darüber habe ich mir auch anderer Stelle schon Gedanken gemacht und es wird wohl auch nicht mit diesem Blog-Artikel oder dem verlinkten Video aufhören. Dieser Artikel könnte dich auch interessieren:

https://arminruser.com/nachdenken-ueber-entscheidungen/

Ich wünsche dir viel Erfolg und gute Entscheidungen auf Grundlage von klaren Prioritäten.

Du möchtest Unterstützung dabei?

Schreib uns gerne eine Mail!

Führung: Das Prinzip „Entwicklung“

Werden Führungskräfte geboren?

„Natürlich!“ antwortet John Maxwell „Ich bin noch niemandem begegnet, der anders auf die Welt kam.“ 🙂

Darüber, ob Führungspersönlichkeiten geboren oder trainiert werden, streiten sich die Gelehrten.

Führen ist eine komplexe Angelegenheit. Dazu gehören „Respekt, Erfahrung, emotionale Kraft, Beziehungstalent, Disziplin, Vision, Schwung, gutes Timing und vieles andere.“ (Maxwell, John C.. Leadership: Die 21 wichtigsten Führungsprinzipien

Wer eine Gruppe von Kindern beobachtet, der sieht sofort, dass viele der oben genannten Eigenschaften für einige von ihnen natürlicher sind als für andere. Manche haben eine natürliche Intuition und Autorität, die anderen nicht gegeben ist. Gleichzeitig stimme ich Maxwell darin zu, dass zumindest jeder besser darin werden kann, andere Menschen zu führen. Der natürliche Vorteil tritt in der zweiten Lebenshälfte sogar in den Hintergrund. Im Alter von 30-40 Jahren werden Training und gute Gewohnheiten immer bedeutender und wenn wir bedenken, dass sich die größten beruflichen Erfolge auch meistens in diesem Alter einstellen, ist das kein kleines Detail.

Wo stehe ich mit meiner Führungskompetenz?

Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Weisheit – Benjamin Disraeli

Manchmal hilft schon ein Blick in den Spiegel. Menschen, die wissen wo sie hinwollen, schauen anders als Menschen, die sich von von den Meinungen, Ideen und Wünschen anderer hin und her treiben lassen.

Als nächstes hilft der externe Blick von einem Coach oder Mentor – ja, Selbsterkenntnis bedeutet nicht, dass man alles selbst herausfinden muss. Die Botschaft muss nur irgendwann bei einem selbst ankommen.

Das Kriterium zur Beurteilung der Führungskompetenz, das alle anderen aussticht, ist jedoch das Liefern von Ergebnissen und die konkrete Wirkung auf andere.

… und dann gibt es da auch noch einige Tests und Fremdbeurteilungen, die hier und da auch weiterhelfen können. Ehrlich gesagt würde ich jedes persönliche Feedback einem elektronischen Test jedoch vorziehen.

Lernen, führen, lernen, führen, …

Als ich anfing, mich mit Führung zu beschäftigen, hatte ich noch niemanden zu führen

… außer mir selbst. Diese Herausforderung war auch erst mal ausreichend und bis heute halte ich Selbstmanagement für die zentrale Lern-Aufgabe jeder Führungspersönlichkeit.

Angeleitet durch die 7 Wege zur Effektivität von Steven Covey fing ich an, meine Selbst-Wirksamkeit zu verbessern. Zum Beispiel brachte ich meinen Schreibtisch in Ordnung, denn wenn ich meine Sachen nicht wiederfinde, limitiere ich mich selbst. Ich arbeitete an meiner Aussprache, denn wenn ich nicht verstanden werde, kann ich keinen Einfluss nehmen. Und ich entwickelte einen – meinem Energie-Level entsprechenden – Tagesablauf.

Das meiste, an dem ich damals arbeitete, war für die Menschen um mich herum zunächst unsichtbar. Doch nach und nach wurden die Auswirkungen sichtbar und plötzlich bekam ich auch die Chance, andere Menschen zu führen. Diese Chance fühlte sich manchmal als ziemliche Überforderung an, aber mit der Hilfe von Büchern, Trainings und anderen Menschen durfte ich mich weiterentwickeln und weiter lernen. So geht es mir auch noch heute. Ich lerne, bekomme eine Gelegenheit, das Gelernte anzuwenden und das wiederum macht sichtbar, dass ich noch viel mehr zu lernen habe. Irgendwie habe ich die Ahnung, dass das noch ziemlich lange so weiter gehen wird.

Von Theodore Roosevelt wird gesagt, dass er eine ausgezeichnete Führungspersönlichkeit war: Der Historiker Hugh Brogan beschreibt ihn als „den fähigsten Mann im Weißen Haus seit (Abraham) Lincoln, den feurigsten seit … Jackson und den gelehrtesten seit John Quincy Adams“ (Maxwell, John C.. Leadership: Die 21 wichtigsten Führungsprinzipien)

Wenn man also von jemandem sagen könnte, dass er wusste, wie Führung geht, dann war es wahrscheinlich Roosevelt. Doch auch auf seinem Sterbebett fand man noch ein Buch. Er war Zeit seines Lebens ein Lernender und nur der Tod konnte seinem Lernen ein Ende setzen.

Roosevelt hatte das Prinzip der Entwicklung verstanden und feuert uns mit seinem Leben bis heute an, weiter zu lernen, weiter zu führen und uns mit derselben Ausdauer weiterzuentwickeln.

Dieser Artikel gehört zu einer Blog-Serie in der ich mich mit dem Buch Leadership: Die 21 wichtigsten Führungsprinzipien von John C. Maxwell beschäftige. Schau gerne dazu auch auf dem Youtube-Kanal CREATIVE CHANGE vorbei. 

Mit einer klaren Vision ins Jahr starten.

Eine bessere oder andere Zukunft fängt in unserem Kopf mit der eigenen Vorstellung von dieser Zukunft an.

In diesem Video stelle ich meine Sicht von Vision, Mission und Berufung vor, und gebe eine praktische Hilfestellung, um Schritte auf eine klare eigene Vision hin zu gehen.


Wenn du gerne mehr Inspiration und Unterstützung möchtest, um dieses neue Jahr aktiv zu gestalten und deine Möglichkeiten wirklich zu nutzen, dann empfehle ich dir meinen Online Kurs, den ich extra für diesen Zweck produziert habe.

►►ZUM KOSTENLOSEN ONLINE KURS:

http://arminruser.com/creative-change/

Ich wünsche dir ein großartiges Jahr 2018!

Meine Optimierung und Automatisierung von beruflichen E-Mails

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Blogparade swBeim Begriff „Effizienzkiller“ denke ich zuerst an zeitraubende oder energieschluckende Situationen und Arbeitsweisen. Mein Leben hat sich radikal geändert, nachdem ich mehr und mehr solcher Tätigkeiten aus meinem Leben eliminiert oder zumindest reduziert habe. Tatsächlich sind diese Situationen jedoch nicht die einzigen Effizienzkiller. Wir können das Thema ja auch mal von der anderen Seite aus betrachten: Was wäre, wenn ich in einem definierten Zeitraum mit Hilfe von Automatisierungen plötzlich den doppelten oder dreifachen Wert für mein Unternehmen oder für meine Kunden bringen könnte?

Hören Sie die Aufschreie? „Man kann doch Wissensarbeit nicht automatisieren!!!“

Um philosophische Diskussionen zu vermeiden und für möglichst viele Leser möglichst viel Nutzen zu bringen, möchte ich Schritt für Schritt darstellen, wie ich meine E-Mail-Nutzung optimiert habe. Wenn Ihnen der Automatisierungsteil zu weit geht, können Sie an der entsprechenden Stelle aussteigen und haben (hoffentlich) trotzdem Ihre (Lese)Zeit sinnvoll investiert.

[Tweet “Email ist tot. Es lebe die Email.”]

Hintergrund:

Bei mir sieht kaum ein Tag so aus wie der andere. Mal bin ich zuhause, mal auf Geschäftsreise, mal im Büro und mal bei Kunden. Meine Aufgaben reichen von Mitarbeiterführung über Kundenberatung, Projektkoordination, Vertrieb, Vortragstätigkeit, Coaching bis hin zu Phasen intensiver (möglichst ungestörter) Arbeit an Strategien und Texten. Wenn jemand einen Grund hätte zu behaupten, dass Standardprozesse im Alltag nicht funktionieren, dann wäre ich das. Nach vielen Jahren des Experimentierens und Optimierens bin ich jedoch zu dem Schluss gekommen, dass genau das Gegenteil zutrifft: Gerade Leute, die in ihrem Alltag einer hohen Komplexität ausgesetzt sind, sollten so viele Teile ihrer Arbeit wie möglich standardisieren und im nächsten Schritt auch automatisieren.

E-Mail-Nutzung als selbstorganisierter Wissensarbeiter:

Unter selbstorganisierter Wissensarbeit verstehe ich Arbeiten wie das Recherchieren von Inhalten, das Schreiben von Texten (Blog-Posts, Hausarbeiten, Artikeln, …), das Entwickeln von Strategien und Businessplänen usw.

Für diese Tätigkeiten brauchen wir eigentlich keine E-Mail.

Aber, …

… Hand auf’s Herz: Gerade beim längeren (einsamen) Arbeiten an einem weißen Blatt mit blinkendem Cursor ist der Klick auf das Bildchen mit dem Briefumschlag unglaublich verlockend.

Warum eigentlich?

E-Mails haben etwas Überraschendes an sich – die Illusion der schnellen Belohnung. Einfach weil etwas passiert. Bei genauerem Betrachten sind zwar viele E-Mails nicht unbedingt das, was wir unter Belohnung verstehen. Das Überraschungselement alleine sorgt jedoch schon für eine kleine Ausschüttung von Glückshormonen und sabotiert damit jede rationale Beurteilung dessen, was wirklich Sinn machen würde.

Glauben Sie mir – dagegen kommt menschlicher Wille alleine fast nicht an!

2 Tipps, die mir in solchen Phasen wirklich helfen:

  1. Feste E-Mail-Zeiten: Ich reserviere in meinem Kalender zwei Termine pro Tag (einen morgens und einen abends) in denen ich E-Mails lese. Wenn der Impuls kommt den E-Mail Browser zu öffnen, muss mein Wille dann nicht unbestimmt dagegen halten (Impulse mögen es nicht, wenn sie nur ein NEIN bekommen!), sondern ich kann sagen „E-Mails sind um 11 Uhr dran!“.
  2. Offline-Zeiten: Wenn ich den Computer nicht für Online-Recherchen oder digitale Dokumente brauche, setze ich mich mit Papier und Stift zum Arbeiten in ein Cafe oder einen Raum in dem ich ungestört bin. Dort entstehen oft die kreativsten Ergebnisse und das Thema E-Mail existiert überhaupt nicht.

Richtig heikel wird es dann, wenn ich Inhalte älterer E-Mails als Arbeitsgrundlage brauche. Während ich im E-Mail Browser meine alten E-Mails durchgehe und Inhalte/Zusammenhänge suche, kommen natürlich auch neue E-Mails rein. Wie wir wissen, erscheint uns Neues intuitiv als interessant – was selten stimmt, aber trotzdem so auf uns wirkt. Mal schnell einen Blick in die E-Mail des Kunden und zack: Schon bin ich gedanklich völlig aus meiner eigentlichen Arbeit herausgerissen. 

Das Arbeiten im E-Mail Browser sollten wir um jeden Preis vermeiden. Ich drucke mir deshalb entweder die Mails, die ich brauche, aus oder ich kopiere alle diese E-Mails (bevor ich mit dem eigentlichen inhaltlichen Arbeiten starte) in ein Pages (oder Word) Dokument und schließe das E-Mail-Programm wieder.

Fazit: Unsere intuitiven Impulse sind in Bezug auf E-Mails nicht unser Freund. Schaffen Sie sich deshalb bewusst E-Mail-FREIE Zeiten.

E-Mail-Nutzung in der kreativen Teamarbeit:

Den besten Tipp, den ich Ihnen für die Zusammenarbeit im Team bezüglich Email geben kann, ist: Beenden Sie die E-Mail Nutzung. Für Team-Arbeit gibt es inzwischen tatsächlich bessere Werkzeuge als Email. Wir nutzen bei uns im Team Protonet:

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=QMpKeCkEvkI?rel=0&controls=0&showinfo=0&w=640&h=360]

Je nachdem was Sie genau tun, könnte auch Slack oder Basecamp das passende Werkzeug für Sie sein.

E-Mail-Nutzung als Projekt-Koordinator:

Versetzen Sie sich mal kurz in die Zeit, als es noch keine E-Mails gab:

  • Dicke Projekt – Ordner.
  • Tausende Telefonanrufe, die anschließend protokolliert werden mussten.
  • Projektunterlagen wurden per Post versendet, deshalb gab es immer wieder Verzögerungen.
  • Viele Projekte konnten nur vor Ort durchgeführt werden, deshalb mussten Projekt-Mitarbeiter viel reisen oder einzelne Mitglieder waren nicht auf dem aktuellen Stand.
  • Ein großer Teil der Projekte, die wir heute selbstverständlich durchführen, waren gar nicht möglich.

E-Mails haben die Projektarbeit enorm vereinfacht und verbessert. In vielen Projekten ist E-Mail auch heute noch ein wertvolles Werkzeug an dem wir nicht vorbei kommen.

Gleichzeitig finde ich es in der Projekt-Koordination bis heute am schwierigsten, meine E-Mail Nutzung wirklich effizient zu gestalten. Manchmal warte ich auf eine Antwort und habe deshalb die ganze Zeit den E-Mail-Browser geöffnet. Damit ist die Selbstbestimmung natürlich völlig im Eimer.

Die Beste Arbeitsweise, die mir dazu bisher eingefallen ist, ist das Pendant zu Tipp 1 im Abschnitt zum „selbstorganisierten Wissensarbeiter“: Ich schaffe mir wenigsten hier und da 2 Stunden E-Mail-FREIE Zeit indem ich mir Termine (zum Lernen oder konzentrierten Erledigen meiner ToDo’s) in den Kalender eintrage. So bekomme ich wenigstens für ein definiertes Zeitfenster meine Selbstbestimmtheit zurück. Das wirkt sich zudem positiv auf die restliche Zeit aus und dient daher sogar meinen Kunden oder Projektpartner, die oft gar nicht merken, dass ich mal 2 Stunden offline war.

Automatisierungs-Tipp:

Bildschirmfoto 2016-08-18 um 09.44.26Die einfachste Form der Automatisierung ist das Arbeiten mit Shortcuts (deutsch: Abkürzungen).

Ich habe mir eine Reihe von Shortcuts für Formulierungen angelegt, die ich in meinem E-Mails immer wieder benötige. So muss ich nur noch zwei Buchstaben tippen, wo ich sonst 2-8 Wörter tippen würde.

Beispielhaft sehen Sie hier, wie Shortcuts auf Apple Computern eingerichtet werden:

Klicken Sie in Ihrem Text- oder E-Mail Programm auf Bearbeiten, dann auf Ersetzungen und wählen Sie Ersetzungen einblenden.   Bildschirmfoto 2016-08-18 um 09.45.06

Bildschirmfoto 2016-08-18 um 09.45.45

… dann auf Texteinstellungen klicken …

Bildschirmfoto 2016-08-18 um 09.51.00… hier können Sie in de linken Spalte die Buchstabenkombination eingeben, die Sie als „Abkürzung“ benutzen wollen. In der rechten Spalte geben Sie die „Langfassung“ ein, die anstelle der „Abkürzung“ angezeigt werden wird.

Hier sehen Sie beispielhaft einige meiner Shortcuts:

E-Mail-Nutzung im Vertrieb:

Jetzt wird’s richtig interessant, denn im Vertrieb können E-Mails so viel wirkungsvoller eingesetzt werden als es die meisten Vertriebler tun.

Eine kurze Analyse:

  • Tippen Sie E-Mail Adressen noch jedes mal selbst ein?
  • Haben Sie ein System, in dem Sie alle E-Mails, die Sie einem potenziellen Kunden geschrieben haben, auf einen Blick sehen können?
  • Tippen Sie jede E-Mail jedes Mal von Null an neu?
  • Müssen Sie sich bei jeder E-Mail, die an Ihren Kunden geht, wieder neu in das Projekt hineindenken?
  • Schaffen Sie es, alle Angebote 5-7 mal nachzuhalten?

Mich erstaunt immer wieder, dass es noch Leute im Vertrieb gibt, die ohne ein CRM – Customer Relationship Management (deutsch: Kundenmanagement)  – arbeiten. Es gibt inzwischen Einsteiger-Systeme, die kostenlos zu haben sind. Damit gibt es schlichtweg überhaupt keine Ausrede mehr dafür, sich ein solches CRM zuzulegen. Kundendaten können damit professionell verwaltet werden – das führt zu einer besseren bzw. konstanteren Beratung und damit zu mehr Aufträgen. Ich arbeite mit dem CRM von Hubspot und habe damit alle Punkte aus unserer Kurz-Analyse so abgedeckt, dass ich sagen kann: Hier verliere ich keine unnötige Zeit und kann meinen Kunden damit maximalen Mehrwert bieten.

Über das Arbeiten mit E-Mail Vorlagen habe ich bereits in meinem Blog-Post „E-Mails sind keine Säbelzahntiger“  einiges geschrieben. Heute möchte ich einen Schritt weiter gehen und Ihnen von E-Mail-Sequenzen erzählen.

Machen Sie auch die Erfahrung, dass viele Kunden mehrere Male angesprochen werden müssen, bevor sie sich dafür entscheiden Ihr Produkt oder Ihren Service anzunehmen? Vertriebler vieler Branchen sind sich darin einig, dass es normalerweise 5-7 Berührungspunkte mit einem Interessenten braucht, bis er zum Kunden wird. Aber wer hat schon die Zeit, für jeden Auftrag 7 E-Mails zu schreiben, anzurufen oder sogar hinzufahren? Dafür braucht es ja nicht nur die eigentliche Zeit z.B. am Telefon – Sie müssen sich zudem jedes Mal wieder neu in das Thema des Interessenten hineindenken und sich die passende Argumentation überlegen, um den Nutzen Ihres  Angebots passend kommunizieren zu können.

Hier kommen Sequenzen ins Spiel:
Beim Erstellen von Sequenzen machen Sie sich einmal die Gedanken für den gesamten Verkaufsprozess eines typischen Kunden. Dieser Verkaufsprozess könnte beispielsweise so aussehen:

  1. Kontaktaufnahme (durch Networking, eine Messe oder Social Media).
  2. Die erste E-Mail als Follow Up.
  3. Die zweite E-Mail, mit der Sie den Nutzen Ihres Angebots individualisiert darstellen.
  4. Die dritte E-Mail, mit der Sie dem Interessenten einen zusätzlichen Mehrwert bieten.
  5. Ein Anruf, in dem Sie die Bedürfnisse des Kunden genauer ausloten.
  6. Eine E-Mail, in der Sie auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen und zeigen, dass Sie ein hilfreicher Partner bei der Lösung seiner Probleme sind.
  7. Ein Anruf oder ein persönlicher Termin, wo es idealerweise zur Beauftragung kommt.

Einerseits muss jeder Kunde individuell behandelt werden; anderseits gibt es viele Elemente, die sich bei den meisten Kunden wiederholen. Ich erstelle deshalb erst mal allgemeine Vorlagen (z.B. in Schritt 2: „Sehr geehrter Herr {Nachname}, schön, dass wir uns bei {Veranstalungsort} getroffen haben …“). Diese Vorlagen füge ich auch schon in eine terminierte Sequenz ein:

  1. Die Kontaktaufnahme findet individuell statt und kann deshalb noch nicht terminiert werden.
  2. Die erste E-Mail wird direkt nach dem Einpflegen der Kontaktdaten gesendet.
  3. Die zweite E-Mail wird 3 Tage nach der ersten E-Mail gesendet.
  4. Die dritte E-Mail wird eine Woche nach der ersten E-Mail gesendet.
  5. Für den Anruf bekomme ich 2 Tage nach der dritten E-Mail eine Erinnerung.
  6. Die vierte E-Mail löse ich manuell direkt nach dem Telefonat aus.
  7. Für den Abschlusstermin bekomme ich eine Woche nach dem Telefonat eine Erinnerung.

An diesem Grundablauf ändert sich selten etwas. Was sich jedoch ändert, sind die individuellen Bedürfnisse, deshalb passe ich die Vorlagen vor jedem Start einer Sequenz an, indem ich branchenspezifische oder unternehmensspezifische Elemente einfüge oder Dinge lösche, über die ich mit dem Interessenten beim Erstkontakt schon gesprochen habe. So hat der Interessent ein komplett individuelles Erlebnis, während ich aus den Erfahrungen und vorbedachten Formulierungen schöpfe.

Seit ich mit solchen Sequenzen arbeite, schaffe ich es, an viel mehr Interessenten konsequent dran zu bleiben und kann deshalb in derselben Zeit deutlich mehr Nutzen für sie und mein Unternehmen bringen.

Probieren Sie es am Besten selbst aus.

Ähnliche Tools und Prozesse können Sie übrigens auch im Marketing einsetzen.

Ich empfehle Ihnen dazu, das kostenlose E-Book von AHA Factory: 

So nutzen Sie die Vorteile eines Erklärvideos für Ihr Unternehmen eBook

Wann ist Schluss?

Verantwortungsbewusste und Sinn-getriebene Menschen geben nicht so schnell auf. Sie bleiben treu in Projekten, Firmen und Beziehungen, wenn andere schon lange weg sind. Die Frage ist allerdings, ob es nicht manchmal besser und sogar verantwortungsbewusster wäre, Schluss zu machen und die Kraft in Neues zu investieren. Es ist aber gar nicht einfach zu entscheiden, wann dieser Schritt dran ist.

Warum dieses Thema für Typen wie mich so schwierig ist:

Wir Visionäre starten Projekte, Produktbereiche und Firmen oft entgegen der sogenannten Vernunft. Vieles wäre nie entstanden, wenn sich nicht irgendjemand über das hinweggesetzt hätte, was zu diesem Zeitpunkt als „möglich“ angesehen wurde. Dieser Mensch hatte eine Vision, machte sich entgegen aller Widerstände und Zweifel auf den Weg, er fand Lösungen für Probleme und einen Weg, der das Unmögliche möglich machte. Dieser Mensch, den am Abend vor seinem Durchbruch noch alle für verrückt hielten, wurde nach seinem Erfolg überall gefeiert. Vielleicht haben Sie schon einmal ein Buch über ihn gelesen. Sie wissen auf jeden Fall, wen und was ich meine, richtig? Wenn dieser Visionär auf halbem Wege aufgehört hätte, dann wäre er unter seinen Möglichkeiten geblieben und viel Gutes wäre nicht entstanden. Ich möchte viel lieber zu denen gehören, die ans Ziel kommen und die andere davon überzeugen, dass es doch geht, als zu denen, die auf halbem Wege aufhören. Trotzdem oder gerade deshalb muss ich mir aber die Frage gefallen lassen, wann es dran ist, etwas zu beenden. Wer in aller Welt kann mir bei der Entscheidung, wann was dran ist, helfen?

Wie mir das Buch Necessary Endings von Dr. Henry Cloud die Augen öffnete:

Ein Freund machte mich auf Necessary Endings aufmerksam. So wurde Dr. Cloud für mich zu einem Mentor, der mir seither bei dieser schwierigen Frage „Wann ist Schluss?“ wertvolle Fragen stellt und gute Hinweise gibt. Im Folgenden möchte ich Ihnen einige davon weitergeben.

  1. Die richtigen Fragen stellen

Oft stellen wir die falschen Fragen. Deshalb ist klar, dass wir zu falschen Schlüssen kommen und nicht dort ankommen wo wir eigentlich ankommen könnten. Eine gute Frage, die wir zum Beispiel viel zu selten stellen, lautet: „Erzielst Du nur durchschnittliche Ergebnisse im Verhältnis dazu, wo Dein Business oder Team sein sollte?“ Es geht also um das Verhältnis von aktueller Leistung zur möglichen Leistung. Oder den aktuellen Ergebnissen zu den möglichen Ergebnissen. Das, was unverhältnismäßig viel Energie kostet und die möglichen Ergebnisse reduziert, sollte konsequent abgeschnitten werden.

  1. Sich der unbequemen Wahrheit stellen

„Es ist traurig aber wahr, dass manche Menschen einfach nicht der Wahrheit ins Auge sehen können, wenn es ihnen Unannehmlichkeiten bereitet. Aber das kann nicht der Grund sein, der unsere Entscheidungen leitet.“

In folgenden Fällen ist immer Handlungsbedarf:

  • gut, aber nicht am Besten
  • krank und nicht auf dem Weg der Besserung
  • und: schon lange tot.

[Tweet “Die Realität ist oft hart, aber sie ist „immer noch der einzige Ort, um ein gutes Steak zu bekommen.“ (Woody Allen)”]

An dieser Stelle hilft mir immer wieder das ehrliche Feedback von unabhängigen Leuten.

  1. Verpflichtung aufgeben – Einsatz beibehalten.

Eine Verpflichtung aufzugeben bedeutet nicht, den Einsatz aufzugeben. Ein notwendiges Ende darf nie eine Ausrede für Faulheit sein. Vielmehr geht es darum, die Ressourcen in den Bereich zu leiten, wo sie die größtmögliche Wirkung erzielen.

  1. Gibt es Grund zur Hoffnung?

Was nicht funktioniert, wird nicht auf wundersame Weise plötzlich funktionieren. Die Frage ist also, ob eine Veränderung stattfand oder in Aussicht ist, die begründete Hoffnung dafür bietet, dass es in Zukunft funktionieren wird.

Für uns selbst und für andere gilt deshalb: Es nützt nichts, ein Problem zu sehen und zu erkennen, dass sich etwas ändern muss. Es braucht sichtbare Veränderung und meistens auch externe Hilfe.

  1. Eine kleine Erinnerung:

Wir sind nicht dafür gemacht, uns zu arrangieren. Wir sind dazu gemacht, uns zu entfalten.

  1. Wir brauchen eine Struktur für Veränderung:

„Struktur besteht aus Zeiten, Plänen, entscheidenden Vorgehensweisen, Meilensteinen, Deadlines, gezieltem Ressourceneinsatz entsprechend der Meilensteine, Konsequenzen für Nicht-Erreichen der Meilensteinen und anderen Elementen.“

  1. Den Preis des Weitermachens berechnen.

Jeder Tag, an dem wir an einem Projekt festhalten, kostet uns Zeit, Geld, verpasste Gelegenheiten sowie Ressourcen, oder verschafft uns einen schlechten Gemütszustand. Lasst uns genau hinsehen, was es uns kostet, eine Sache (noch) nicht zu beenden.

Wie geht es Ihnen, nachdem Sie diese 7 Punkte gelesen haben?

Ich wünsche Ihnen den Mut zu notwendigen Veränderungen.

Drei Fragen für mehr Wirksamkeit in der Weihnachtszeit

[Tweet “Zum Jahresende hin dreht sich das Hamsterrad immer schneller.”]

Die meisten von uns haben noch plus-minus 20 Arbeitstage in diesem Geschäftsjahr. Viele Projekte stehen kurz vor dem Abschluss und manche Kunden haben noch Budgets über, die sie dieses Jahr noch ausgeben müssen. Gleichzeitig steht ein neues Jahr vor der Türe, das von uns gestaltet werden will: Wir müssen Strategien erstellen, wollen Erfolge aus diesem Jahr fortführen und Fehler der Vergangenheit vermeiden. Und bei all diesen Gedanken, ToDos und Anforderungen wünschen wir uns auch noch eine besinnliche Advents- und Weihnachtszeit!?

Ich bin sehr dankbar dafür, dass es bei uns in der Agentur rund geht. Wenn meine Mitarbeiter einen besinnlichen Advent genießen könnten, hätte ich ein Problem. Gleichzeitig halte ich aber wenig von dem rastlosen Aktionismus, dem man sich in dieser Jahreszeit kaum entziehen kann.

Aus diesem Grund stelle ich mir jeden Morgen die folgenden drei Fragen:
1. Auf welche Ergebnisse arbeite ich heute hin?

2. Welchen (Mehr-)Wert schaffe ich mit meiner Arbeit für unsere Kunden?

3. Was ist JETZT wirklich dran?

Diese Fragen helfen mir dabei, viele Dinge NICHT zu tun.

All die übrigen zu erledigenden Dinge reichen immer noch für einen gut gefüllten Arbeitstag. Das Schöne aber ist: Es fühlt sich nicht mehr wie ein Hamsterrad an – ich mache nämlich echte Fortschritte in den Dingen, die mir wirklich wichtig sind…

… und das 23 Tage vor Weihnachten.

Visions-Check.

Ich ziehe mein Smartphone aus der Tasche, öffne die Twitter App, scrolle etwas nach oben und erfahre auf diese Weise vom Tod unseres Altkanzlers Helmut Schmidt. Seine Rhetorik und sein scharfer Verstand machten ihn zum gefragten Interview-Gast. Einige seiner Zitate werden ihn wahrscheinlich noch lange überdauern. Dass mir heute ausgerechnet dieses Zitat als eines der ersten entgegen leuchtet, ärgert mich ein wenig:

Wer Visionen hat, der sollte zum Arzt gehen.

(Helmut Schmidt)

Diese Aussage, die Schmidt einem Journalisten als provokante Antwort gab, entsprach wohl kaum der Haltung des Politikers zum Thema Visionen. Bis heute wird es jedoch gerne herangezogen, um visionäre Menschen auszubremsen oder zumindest um es zu versuchen.

[Tweet “Ich träume von einer Welt, in der Menschen, die Visionen haben, nicht als Spinner abgetan werden.”]

Ein Visionärer 360 Grad Check

Ich habe mein Buch Plan B bewusst mit einem Kapitel eröffnet über Visionen und einer Beschreibung der Welt, wie ich sie mir erträume. In der Hoffnung, gleichgesinnte Menschen zu ermutigen und einen Gegenpunkt zum überzogenen Realismus zu setzen.

Wenn ich mir meine Woche anschaue, stelle ich jedoch fest: Auch mich nehmen die äußeren Anforderungen so sehr in Beschlag, dass ich meinen Träumen und Visionen kaum näher komme.

In vielen Organisationen kennt man 360 Grad Checks mit denen die Leistung von Mitarbeitern und vor allem von Führungskräften beurteilt wird. Mir kommt es manchmal so vor, als ob bei diesen Checks vor allem gemessen wird, ob sich das Hamsterrad schnell genug dreht.

Das Nachdenken über mein eigenes Weiterkommen in Bezug auf meinen Vision (Nach Hybels: Das Bild von der Zukunft, das Leidenschaft in meinem Herzen erzeugt), hat mich auf die Idee eines visionären 360 Grad Checks gebracht. Wer Plan B gelesen hat, kennt meine Träume bereits. Heute stelle ich mir zu jedem dieser Traum-Facetten einige Fragen und ich lade Dich herzlich ein, den dabei entstandenen Check auf Dein eigenes Leben anzuwenden:

60 Grad:

Ich träume von einer Welt, in der wir so miteinander kommunizieren, dass es uns gegenseitig stark macht, und unterschiedliche Menschen sich ergänzen und nicht bekämpfen.

Wann bin ich in das Fahrwasser der Kritik geraten, statt diese Welt gegenseitiger Stärkung in meinem Einflussbereich zu erschaffen? Wie oft lasse ich mich von den Umständen regieren, anstatt andere zu mutigen Schritten zu inspirieren? Wann habe ich das letzte Mal Menschen zusammen gebracht, um gemeinsam Dinge zu schaffen, die einem alleine nie möglich gewesen wären?

120 Grad:

Ich träume von einer Welt, in der Menschen nicht nur dann geachtet werden, wenn bei ihnen alles glattläuft und sie sich auf der Sonnenseite des Lebens befinden.

Wo habe ich bewusst in Menschen investiert, die keine Gegenleistung erbringen konnten? Wann habe ich mutige Schritte aus meiner Komfortzone heraus gemacht, um anderen zu dienen?

180 Grad:

Ich träume von einer Welt, in der Schüler in ihren einzigartigen Talenten gefördert werden und nicht danach beurteilt werden, ob sie irgendeinem Ideal entsprechen.

Welche neuen Konzepte der Bildung kann ich unterstützen? Wer macht bereits Schritte in die richtige Richtung und wie kann ich ihn/ sie dabei unterstützen? Kann ich z.B. durch Coaching jungen Menschen bei der Orientierung im Leben helfen?

240 Grad:

Ich träume von einer Welt, in der Ressourcen wirkungsvoll zum Wohl der Menschen eingesetzt werden und nicht in Projekte gesteckt werden, die niemandem nützen.

Wie gehe ich mit meinen eigenen Ressourcen (Geld, Zeit, Fähigkeiten, Kontakten, …) um? Wo kann ich andere auf Ressourcen-Verschwendung aufmerksam machen?

300 Grad:

Ich träume von einer Welt, in der Manager und Unternehmer bedachte Entscheidungen treffen – mit Zielen, die über ihre eigene Karriereplanung hinausreichen.

Wie viel qualitative Zeit verbringe ich mit Nachdenken? Was verbessert meine Entscheidungsprozesse? Welche Entscheidungen können meine Mitarbeiter treffen, damit ich mehr Freiraum für meine eigenen Entscheidungen bekomme und meine Entscheidungsqualität verbessern kann?

360 Grad:

Ich träume von einer Welt, in der wir verantwortlich denken, bedingungslos lieben und mutig anpacken.

Wie oft habe ich das getan? Wie oft habe ich darin versagt?

ToDo: Um Vergebung bitten, wo möglich in Ordnung bringen, morgen besser machen.

[Tweet “Wer Visionen hat, der sollte alles daran setzen, dass er sie auch lebt.”]

Von einigen meiner eigenen Antworten werde ich Euch bestimmt noch erzählen.