E-Mails sind keine Säbelzahn-Tiger

E-Mail

Die meisten von uns sind in einem maximal sicheren Umfeld aufgewachsen.

Klar, haben wir uns als Kind manchmal gefürchtet. Z.B. war es eine Überwindung, nachts alleine in der Dunkelheit nach Hause zu gehen. Oder nach dem Film „das Schweigen der Lämmer“ – bei jedem Rascheln rutschte mir das Herz in die Hose. Aber selbst wenn ich die maximal furchteinflößenden Situationen meiner Kindheit und Jugend rückblickend betrachte, kann ich nur selten von wirklicher Gefahr sprechen.

Ich frage mich manchmal, wie sich das Leben in permanenter Bedrohung anfühlen muss! Und bin gleichzeitig für jeden Tag dankbar, an dem das bei mir nicht so ist.

Das Verrückte ist, dass ich mich – trotz der ganzen Sicherheit – schon öfters so verhalten habe, als würde ich einem wilden Tier gegenüber stehen. Vor allem ein Medium ruft bei mir gelegentlich völlig übertriebene Reaktionen hervor: E-Mail.

Und damit bin ich nicht der einzige. Wir lassen uns von E-Mails auf die Palme bringen, einschüchtern und sogar versklaven.

Geht Ihnen das nicht auch so?

Ich habe beschlossen, dass damit jetzt Schluss ist. Denn

E-Mails sind vielmehr Werkzeuge, die – richtig genutzt – unser Leben erleichtern und die Produktivität erhöhen können. Die folgenden, hilfreichen Tipps habe ich dazu gefunden:

1. Den Tag nicht mit E-Mails starten.

Kaffe und Laptop

Bei vielen von uns ist es schon Gewohnheit:

Morgens an den Schreibtisch setzen, Computer anschalten und …

erstmal E-Mails checken.

Diesen automatisierten Ablauf zu unterbrechen, kann schon zu Beginn des Tages eine ganze Stunde produktive Zeit retten. E-Mails tun nämlich immer so, als ob sie furchtbar wichtig wären. Das sind sie aber in vielen Fällen gar nicht. Lasst uns morgens erst mal die wichtigste Aufgabe erledigen, die wir uns idealerweise schon am Abend davor überlegt haben. Der frische Kopf am Start des Tages ist nämlich nur am Anfang des Tages da.

2. Wenn ich mich über eine E-Mail ärgere, das Medium wechseln oder eine Pause einlegen.

Medium wechselnMeine natürliche Reaktion auf einen nervigen Kommentar in einer E-Mail wäre: Eine noch nervigere Antwort. Diese Antwort provoziert dann allerdings wieder eine entsprechende Gegenantwort und plötzlich ist man wegen einer unbedachten Äußerung im tiefsten Konflikt. Deshalb lohnt es sich, dem ersten, nahliegenden Impuls zu widerstehen und persönlich mit dem Absender der nervigen E-Mail zu reden oder zu telefonieren. Schon am Telefon haben wir mit der Stimme eine weitere Kommunikationsebene an Bord, die es uns erleichtert, uns gegenseitig zu verstehen.

Auch ein Spaziergang um den Block kann dabei helfen, das eigene Gemüt zu beruhigen und anschließend eine besonnenere Antwort zu formulieren.

3. E-Mails möglichst in Blöcken bearbeiten.Kalender-Beispiel

Dieser Punkt lässt sich im meiner aktuellen beruflichen Situation schwer umsetzen, weil ich mit Kunden oft täglich mehrmals hin und her schreibe, was bei meinen Projekten oft auch sinnvoll ist. In vielen Jobs lässt es sich aber problemlos umsetzen, nur ein- oder zweimal am Tag E-Mails zu bearbeiten. Während meines Studiums hat dieser einfache Trick meine Produktivität auf ein ganz neues Level gehoben.

4. Mit Vorlagen arbeiten.

Meine Neuste Entdeckung ist das Verwenden von E-Mail Vorlagen.

Vor einigen Monaten bin ich auf diesen Tipp gestoßen und habe seither große Teile meiner E-Mail-Kommunikation damit optimiert.

Sidekick-Anwendung

Viele E-Mails, die ich selbst schreibe, haben nämlich ohnehin große Schnittmengen. Es gibt immer eine Anrede mit dem Namen des Adressaten und ein „Freundliche Grüße“ am Ende. Auch dazwischen gibt es Blöcke, wie z.B. der Hinweis auf Zusatzinformationen in Angeboten, die sich oft wiederholen. Mit einem Tool wie sidekick lassen sich ganz einfach Vorlagen erstellen. Habe ich früher jede E-Mail von null an geschrieben, klicke ich jetzt nur noch auf die entsprechende Vorlage und modifiziere die E-Mail etwas. Meine durchschnittliche Zeit für das Schreiben einer E-Mail hat sich in den letzten Monaten dadurch schätzungsweise halbiert. Zeit, die mir heute für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

5. Nur ein Thema pro E-Mail.Beispiel Betreff

Nicht nur der Leser profitiert davon, wenn wir uns auf ein Thema pro E-Mail begrenzen. Es gehen auch seltener wichtige Punkte verloren. Wir müssen nicht mehrfach nachfragen und die Dinge werden schneller erledigt.

 

6. Die Inbox leeren.

Der Anblick einer leeren Inbox tut der Seele gut.

Wenn die Inbox mindestensleerer Posteingang so weit geleert ist, dass alle unbearbeiteten Mails auf einen Blick zu erfassen sind, dann fühle ich mich als der Chef und nicht als der Sklave meiner E-Mails.

Diesen Zustand gönne ich mir so oft wie möglich. Das Schreiben dieses Blogposts hat mich auch gerade wieder dazu motiviert.

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