Meine Optimierung und Automatisierung von beruflichen E-Mails

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Beim Begriff „Effizienzkiller“ denke ich zuerst an zeitraubende oder energieschluckende Situationen und Arbeitsweisen. Mein Leben hat sich radikal geändert, nachdem ich mehr und mehr solcher Tätigkeiten aus meinem Leben eliminiert oder zumindest reduziert habe. Tatsächlich sind diese Situationen jedoch nicht die einzigen Effizienzkiller. Wir können das Thema ja auch mal von der anderen Seite aus betrachten: Was wäre, wenn ich in einem definierten Zeitraum mit Hilfe von Automatisierungen plötzlich den doppelten oder dreifachen Wert für mein Unternehmen oder für meine Kunden bringen könnte?

Hören Sie die Aufschreie? „Man kann doch Wissensarbeit nicht automatisieren!!!“

Um philosophische Diskussionen zu vermeiden und für möglichst viele Leser möglichst viel Nutzen zu bringen, möchte ich Schritt für Schritt darstellen, wie ich meine E-Mail-Nutzung optimiert habe. Wenn Ihnen der Automatisierungsteil zu weit geht, können Sie an der entsprechenden Stelle aussteigen und haben (hoffentlich) trotzdem Ihre (Lese)Zeit sinnvoll investiert.

[Tweet „Email ist tot. Es lebe die Email.“]

Hintergrund:

Bei mir sieht kaum ein Tag so aus wie der andere. Mal bin ich zuhause, mal auf Geschäftsreise, mal im Büro und mal bei Kunden. Meine Aufgaben reichen von Mitarbeiterführung über Kundenberatung, Projektkoordination, Vertrieb, Vortragstätigkeit, Coaching bis hin zu Phasen intensiver (möglichst ungestörter) Arbeit an Strategien und Texten. Wenn jemand einen Grund hätte zu behaupten, dass Standardprozesse im Alltag nicht funktionieren, dann wäre ich das. Nach vielen Jahren des Experimentierens und Optimierens bin ich jedoch zu dem Schluss gekommen, dass genau das Gegenteil zutrifft: Gerade Leute, die in ihrem Alltag einer hohen Komplexität ausgesetzt sind, sollten so viele Teile ihrer Arbeit wie möglich standardisieren und im nächsten Schritt auch automatisieren.

E-Mail-Nutzung als selbstorganisierter Wissensarbeiter:

Unter selbstorganisierter Wissensarbeit verstehe ich Arbeiten wie das Recherchieren von Inhalten, das Schreiben von Texten (Blog-Posts, Hausarbeiten, Artikeln, …), das Entwickeln von Strategien und Businessplänen usw.

Für diese Tätigkeiten brauchen wir eigentlich keine E-Mail.

Aber, …

… Hand auf’s Herz: Gerade beim längeren (einsamen) Arbeiten an einem weißen Blatt mit blinkendem Cursor ist der Klick auf das Bildchen mit dem Briefumschlag unglaublich verlockend.

Warum eigentlich?

E-Mails haben etwas Überraschendes an sich – die Illusion der schnellen Belohnung. Einfach weil etwas passiert. Bei genauerem Betrachten sind zwar viele E-Mails nicht unbedingt das, was wir unter Belohnung verstehen. Das Überraschungselement alleine sorgt jedoch schon für eine kleine Ausschüttung von Glückshormonen und sabotiert damit jede rationale Beurteilung dessen, was wirklich Sinn machen würde.

Glauben Sie mir – dagegen kommt menschlicher Wille alleine fast nicht an!

2 Tipps, die mir in solchen Phasen wirklich helfen:

1. Feste E-Mail-Zeiten: Ich reserviere in meinem Kalender zwei Termine pro Tag (einen morgens und einen abends) in denen ich E-Mails lese. Wenn der Impuls kommt den E-Mail Browser zu öffnen, muss mein Wille dann nicht unbestimmt dagegen halten (Impulse mögen es nicht, wenn sie nur ein NEIN bekommen!), sondern ich kann sagen „E-Mails sind um 11 Uhr dran!“.
2. Offline-Zeiten: Wenn ich den Computer nicht für Online-Recherchen oder digitale Dokumente brauche, setze ich mich mit Papier und Stift zum Arbeiten in ein Cafe oder einen Raum in dem ich ungestört bin. Dort entstehen oft die kreativsten Ergebnisse und das Thema E-Mail existiert überhaupt nicht.

Richtig heikel wird es dann, wenn ich Inhalte älterer E-Mails als Arbeitsgrundlage brauche. Während ich im E-Mail Browser meine alten E-Mails durchgehe und Inhalte/Zusammenhänge suche, kommen natürlich auch neue E-Mails rein. Wie wir wissen, erscheint uns Neues intuitiv als interessant – was selten stimmt, aber trotzdem so auf uns wirkt. Mal schnell einen Blick in die E-Mail des Kunden und zack: Schon bin ich gedanklich völlig aus meiner eigentlichen Arbeit herausgerissen. 

Das Arbeiten im E-Mail Browser sollten wir um jeden Preis vermeiden. Ich drucke mir deshalb entweder die Mails, die ich brauche, aus oder ich kopiere alle diese E-Mails (bevor ich mit dem eigentlichen inhaltlichen Arbeiten starte) in ein Pages (oder Word) Dokument und schließe das E-Mail-Programm wieder.

Fazit: Unsere intuitiven Impulse sind in Bezug auf E-Mails nicht unser Freund. Schaffen Sie sich deshalb bewusst E-Mail-FREIE Zeiten.

E-Mail-Nutzung in der kreativen Teamarbeit:

Den besten Tipp, den ich Ihnen für die Zusammenarbeit im Team bezüglich Email geben kann, ist: Beenden Sie die E-Mail Nutzung. Für Team-Arbeit gibt es inzwischen tatsächlich bessere Werkzeuge als Email. Wir nutzen bei uns im Team Protonet:

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=QMpKeCkEvkI?rel=0&controls=0&showinfo=0&w=640&h=360]

Je nachdem was Sie genau tun, könnte auch Slack oder Basecamp das passende Werkzeug für Sie sein.

E-Mail-Nutzung als Projekt-Koordinator:

Versetzen Sie sich mal kurz in die Zeit, als es noch keine E-Mails gab:

• Dicke Projekt – Ordner.
• Tausende Telefonanrufe, die anschließend protokolliert werden mussten.
• Projektunterlagen wurden per Post versendet, deshalb gab es immer wieder Verzögerungen.
• Viele Projekte konnten nur vor Ort durchgeführt werden, deshalb mussten Projekt-Mitarbeiter viel reisen oder einzelne Mitglieder waren nicht auf dem aktuellen Stand.
• Ein großer Teil der Projekte, die wir heute selbstverständlich durchführen, waren gar nicht möglich.

E-Mails haben die Projektarbeit enorm vereinfacht und verbessert. In vielen Projekten ist E-Mail auch heute noch ein wertvolles Werkzeug an dem wir nicht vorbei kommen.

Gleichzeitig finde ich es in der Projekt-Koordination bis heute am schwierigsten, meine E-Mail Nutzung wirklich effizient zu gestalten. Manchmal warte ich auf eine Antwort und habe deshalb die ganze Zeit den E-Mail-Browser geöffnet. Damit ist die Selbstbestimmung natürlich völlig im Eimer.

Die Beste Arbeitsweise, die mir dazu bisher eingefallen ist, ist das Pendant zu Tipp 1 im Abschnitt zum „selbstorganisierten Wissensarbeiter“: Ich schaffe mir wenigsten hier und da 2 Stunden E-Mail-FREIE Zeit indem ich mir Termine (zum Lernen oder konzentrierten Erledigen meiner ToDo’s) in den Kalender eintrage. So bekomme ich wenigstens für ein definiertes Zeitfenster meine Selbstbestimmtheit zurück. Das wirkt sich zudem positiv auf die restliche Zeit aus und dient daher sogar meinen Kunden oder Projektpartner, die oft gar nicht merken, dass ich mal 2 Stunden offline war.

Automatisierungs-Tipp:

Die einfachste Form der Automatisierung ist das Arbeiten mit Shortcuts (deutsch: Abkürzungen).

Ich habe mir eine Reihe von Shortcuts für Formulierungen angelegt, die ich in meinem E-Mails immer wieder benötige. So muss ich nur noch zwei Buchstaben tippen, wo ich sonst 2-8 Wörter tippen würde.

Beispielhaft sehen Sie hier, wie Shortcuts auf Apple Computern eingerichtet werden:

Klicken Sie in Ihrem Text- oder E-Mail Programm auf Bearbeiten, dann auf Ersetzungen und wählen Sie Ersetzungen einblenden.   

… dann auf Texteinstellungen klicken …

… hier können Sie in de linken Spalte die Buchstabenkombination eingeben, die Sie als „Abkürzung“ benutzen wollen. In der rechten Spalte geben Sie die „Langfassung“ ein, die anstelle der „Abkürzung“ angezeigt werden wird.

Hier sehen Sie beispielhaft einige meiner Shortcuts:

E-Mail-Nutzung im Vertrieb:

Jetzt wird’s richtig interessant, denn im Vertrieb können E-Mails so viel wirkungsvoller eingesetzt werden als es die meisten Vertriebler tun.

Eine kurze Analyse:

• Tippen Sie E-Mail Adressen noch jedes mal selbst ein?
• Haben Sie ein System, in dem Sie alle E-Mails, die Sie einem potenziellen Kunden geschrieben haben, auf einen Blick sehen können?
• Tippen Sie jede E-Mail jedes Mal von Null an neu?
• Müssen Sie sich bei jeder E-Mail, die an Ihren Kunden geht, wieder neu in das Projekt hineindenken?
• Schaffen Sie es, alle Angebote 5-7 mal nachzuhalten?

Mich erstaunt immer wieder, dass es noch Leute im Vertrieb gibt, die ohne ein CRM – Customer Relationship Management (deutsch: Kundenmanagement)  – arbeiten. Es gibt inzwischen Einsteiger-Systeme, die kostenlos zu haben sind. Damit gibt es schlichtweg überhaupt keine Ausrede mehr dafür, sich ein solches CRM zuzulegen. Kundendaten können damit professionell verwaltet werden – das führt zu einer besseren bzw. konstanteren Beratung und damit zu mehr Aufträgen. Ich arbeite mit dem CRM von Hubspot und habe damit alle Punkte aus unserer Kurz-Analyse so abgedeckt, dass ich sagen kann: Hier verliere ich keine unnötige Zeit und kann meinen Kunden damit maximalen Mehrwert bieten.

Über das Arbeiten mit E-Mail Vorlagen habe ich bereits in meinem Blog-Post „E-Mails sind keine Säbelzahntiger“  einiges geschrieben. Heute möchte ich einen Schritt weiter gehen und Ihnen von E-Mail-Sequenzen erzählen.

Machen Sie auch die Erfahrung, dass viele Kunden mehrere Male angesprochen werden müssen, bevor sie sich dafür entscheiden Ihr Produkt oder Ihren Service anzunehmen? Vertriebler vieler Branchen sind sich darin einig, dass es normalerweise 5-7 Berührungspunkte mit einem Interessenten braucht, bis er zum Kunden wird. Aber wer hat schon die Zeit, für jeden Auftrag 7 E-Mails zu schreiben, anzurufen oder sogar hinzufahren? Dafür braucht es ja nicht nur die eigentliche Zeit z.B. am Telefon – Sie müssen sich zudem jedes Mal wieder neu in das Thema des Interessenten hineindenken und sich die passende Argumentation überlegen, um den Nutzen Ihres  Angebots passend kommunizieren zu können.

Hier kommen Sequenzen ins Spiel:
Beim Erstellen von Sequenzen machen Sie sich einmal die Gedanken für den gesamten Verkaufsprozess eines typischen Kunden. Dieser Verkaufsprozess könnte beispielsweise so aussehen:

1. Kontaktaufnahme (durch Networking, eine Messe oder Social Media).
2. Die erste E-Mail als Follow Up.
3. Die zweite E-Mail, mit der Sie den Nutzen Ihres Angebots individualisiert darstellen.
4. Die dritte E-Mail, mit der Sie dem Interessenten einen zusätzlichen Mehrwert bieten.
5. Ein Anruf, in dem Sie die Bedürfnisse des Kunden genauer ausloten.
6. Eine E-Mail, in der Sie auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen und zeigen, dass Sie ein hilfreicher Partner bei der Lösung seiner Probleme sind.
7. Ein Anruf oder ein persönlicher Termin, wo es idealerweise zur Beauftragung kommt.

Einerseits muss jeder Kunde individuell behandelt werden; anderseits gibt es viele Elemente, die sich bei den meisten Kunden wiederholen. Ich erstelle deshalb erst mal allgemeine Vorlagen (z.B. in Schritt 2: „Sehr geehrter Herr {Nachname}, schön, dass wir uns bei {Veranstalungsort} getroffen haben …“). Diese Vorlagen füge ich auch schon in eine terminierte Sequenz ein:

1. Die Kontaktaufnahme findet individuell statt und kann deshalb noch nicht terminiert werden.
2. Die erste E-Mail wird direkt nach dem Einpflegen der Kontaktdaten gesendet.
3. Die zweite E-Mail wird 3 Tage nach der ersten E-Mail gesendet.
4. Die dritte E-Mail wird eine Woche nach der ersten E-Mail gesendet.
5. Für den Anruf bekomme ich 2 Tage nach der dritten E-Mail eine Erinnerung.
6. Die vierte E-Mail löse ich manuell direkt nach dem Telefonat aus.
7. Für den Abschlusstermin bekomme ich eine Woche nach dem Telefonat eine Erinnerung.

An diesem Grundablauf ändert sich selten etwas. Was sich jedoch ändert, sind die individuellen Bedürfnisse, deshalb passe ich die Vorlagen vor jedem Start einer Sequenz an, indem ich branchenspezifische oder unternehmensspezifische Elemente einfüge oder Dinge lösche, über die ich mit dem Interessenten beim Erstkontakt schon gesprochen habe. So hat der Interessent ein komplett individuelles Erlebnis, während ich aus den Erfahrungen und vorbedachten Formulierungen schöpfe.

Seit ich mit solchen Sequenzen arbeite, schaffe ich es, an viel mehr Interessenten konsequent dran zu bleiben und kann deshalb in derselben Zeit deutlich mehr Nutzen für sie und mein Unternehmen bringen.

Probieren Sie es am Besten selbst aus.

Ähnliche Tools und Prozesse können Sie übrigens auch im Marketing einsetzen.

Ich empfehle Ihnen dazu, das kostenlose E-Book von AHA Factory: