Unternehmer haben keine Zeit zu verlieren. Deshalb ist zweckmäßige Organisation ein Überlebens-Geheimnis von Unternehmern. Ich muss als Unternehmer nicht über-organisiert sein, aber ich brauche ein System, das mir dabei hilft, meine wichtigsten Aufgaben mit minimalem Aufwand zu erledigen. Erfahrungsgemäß haben wir nämlich auch mit einem effizienten Arbeitsstil immer noch genug zu tun – bei mangelnder Effizienz wird es schnell ungesund.
Unter zweckmäßiger Organisation verstehe ich:
- Sinnvolle Arbeitsabläufe
- Kein Zeitverlust durch suchen
- Bei Kundenanrufen immer die nötigen Unterlagen zur Hand
- Überblick über die wichtigsten Kennzahlen (Cash-, Gewinn-, Kundenentwicklung)
- Wirksames Ideenmanagement
Der Schlüssel zweckmäßiger Organisation lautet: Aufgabenorientierung.
Was ist meine Aufgabe?
Und was brauche ich, um diese Aufgaben zu erledigen?
Diesen Schlüssel habe ich bei David Alans „Getting things done“ gefunden. Bei jeder Aufgabe und jedem Zettel, der auf seinem Schreibtisch landet, fragt Alan „Kann ich etwas tun?“. Ich habe diese Frage übernommen und damit halte ich mir eine Menge (für mich) unwichtige Dinge vom Hals.
Wenn ich tatsächlich etwas tun kann, dann geht es wie in der Grafik (rechts) illustriert weiter. Aufgaben, die sich schneller als 2 Minuten erledigen lassen, werden sofort erledigt. Es würde sich nicht lohnen, diese in den Kalender oder auf eine Aufgabenliste zu schreiben. Alles was länger dauert, wird entweder delegiert (an einen Mitarbeiter oder einen professionellen Partner) oder geplant und zum richtigen Zeitpunkt selbst erledigt.
Mit diesem System ist es einfach, die Aufgaben im Griff zu behalten und nacheinander abzuarbeiten.
Meine Papierorganisation hat mich früher eine Menge Zeit und Nerven gekostet. Immer wieder haben mir vor Terminen mit Kunden, Rechtsanwälten oder dem Steuerberater wichtige Unterlagen gefehlt. Das ist nicht nur unprofessionell, sondern kostet auch viel zu viel Energie. Das folgende Video zeigt ein wertvolles Werkzeug, das mir das Leben inzwischen leichter macht:
Zum Thema Cash-Management habe ich letzte Woche bereits einiges geschrieben und meine Gewinne behalte ich auf ähnliche Weise (mit meinem Tabellenkalkulations-programm) im Blick. Wie sich mein Kundenstamm entwickelt, sehe ich jederzeit in meinem CRM – auch dazu gibt es bereits einige Tipps in diesem Blog.
Ideenmanagement
Fragen Sie sich gelegentlich, woher manche Menschen all die guten Ideen haben? Woher hatte zum Beispiel Richard Branson seine über 300 Business-Ideen, die er alle im Laufe der Jahre umsetzte?
Ich denke, dass Branson in seiner Biographie – im rechts abgedruckten Abschnitt – einen wesentlichen Teil seines Geheimnisses verraten hat: Branson hat nie zugelassen, dass gute Ideen verloren gehen. Er schreibt seit Jahrzehnten alles auf, was ihm für die Entwicklung seiner Unternehmen wichtig erscheint. Woher hat Branson also seine Business-Ideen? Ich denke, er hat sie aus seinem Notizbuch. Viele andere haben wahrscheinlich genau so gute Ideen, aber vergessen sie fünf Minuten später wieder.
Klingt das zu einfach? … oft sind es die einfachen und kleinen Dinge, die den großen Unterschied machen!
Fragen zur Umsetzung:
- In welchem Bereich wollen Sie Ihre Organisation verbessern?
- Was ist Ihr erster Schritt?